Para fazer o controle de custos e despesas é necessário monitorar os números, criar diagnósticos e avaliar os resultados. Esta é a melhor maneira possível de ter o domínio de  quanto seu estabelecimento está gastando e de quanto é a sua receita. Além disso, ter essas informações discriminadas colabora com a projeção de novas metas e ajuda a direcionar suas decisões. Como já falamos, ter uma planilha de fluxo de caixa ajuda muito na moderação dos resultados e também deixa você por dentro do que está rolando.

Para mais, é importante ter um histórico dos dados, até por uma questão de registro de percepções futuras da trajetória do negócio. Mas vamos entender melhor o que são os custos e as despesas dentro de uma empresa.

Diferenças entre o controle de custos e das despesas

Vamos entender melhor do que estamos falando, pois é preciso aplicar diretamente nos seus negócios e dentro do seu controle financeiro. Em relação aos custos, eles estão ligados ao produto ou ao serviço que é prestado: atividade fim.  Já as despesas são as manutenções desta atividade. Mas ainda falando sobre os valores, eles podem se dividir em variáveis e fixos. Os fixos são aqueles que fazem parte da rotina. E que devem ser pagos frequentemente, como contas de água, luz, telefone, aluguel, fornecedores e funcionários.

Já as variáveis são aquelas referentes aos gastos que se tem para produção ou a prestação do serviço. Exemplo: os impostos e as comissões. Parece simples, mas há pessoas que se confundem com esses dois conceitos.

Planilha de controle de custos e despesas

A planilha de custos e despesas ainda é uma das melhores maneiras de realizar esse controle. Portanto, vamos aprender como montar uma para registrar seus gastos.

• O primeiro passo é separar os doze meses do ano em colunas e dividir as receitas e despesas.
• Em receita, insira todos os valores mensais fixos que entram em seu negócio.  
• Já em despesas, coloque todos os gastos feitos durante o mês ou período selecionado. Nesta coluna entram as despesas fixas, como aluguel.
• Crie linhas para despesas e receitas que possam surgir inesperadamente. Imprevistos ocorrem de um período para o outro.
• O próximo passo é a inserção da coluna referente ao resultado. Nela você deve indicar se sobrou ou faltou dinheiro.
• Coloque também uma coluna de valor de emergência. Você deve registrar qual o valor que deposita nesta área. Sabemos que imprevistos acontecem.

Como melhorar o controle de custos?

Anotar todos os gastos é uma tarefa fundamental.

Pois, além de controlar melhor os valores e compreender a situação do negócio, esse procedimento evita falhas de fluxo de caixa e de projeções de médio e longo prazo. Dessa forma, depois de selecionar os gastos pessoais e os de seu empreendimento, e começar a usar sua planilha, é hora de consultar um contador. Assim, ele poderá ajudar na organização financeira do seu negócio e aconselhar os melhores caminhos para controlar custos e despesas.

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